EVENTOS COM E SEM UM PRODUTOR DE EVENTOS

Muitos eventos são promovidos e, embora pareçam que ocorreu tudo bem, no dia seguinte surgem uma enxurrada de reclamações, aqui e ali ocorreram falhas percebidas, geralmente por pessoas mais cultas e maior capacidade de elaborar uma crítica, ou muitas críticas. Os formadores de opinião aproveitam uma cerimônia para se divertirem e também para observarem o nível de organização, agora vocês se lembrarão daquele casamento, daquela festa que foi um fiasco, faltou isso e aquilo, teve uma decoração inadequada e os serviços prestados mais desagradaram aos convidados.

A organização de uma solenidade, cerimônia, uma convenção, feira, inauguração, posse de uma autoridade, fórum, seminário, congresso, encontro e outros tantos, apresentam diferentes resultados segundo o nível de seus organizadores, uma coisa é o trabalho de amadores e outra, de profissionais. No que tange a uma empresa organizadora de eventos, a premissa é a realização com esmero, glamour e satisfação dos organizadores e convidados.

Cada evento é único, até naqueles que parecem ser sempre iguais, que acontecem todos os anos, no mesmo local, tem seus desafios. Para quem organiza não é a mesma coisa, sempre há algo novo e diferente mas, que não causa um encantamento, uma surpresa. Para produtores de eventos a premissa é que cada um seja diferente e traga algo realmente novo, eficiente, que corresponda as expectativas de sucesso do público alvo e contratantes. Seja qual for o tipo ou formato do evento, a presença de um produtor é fundamental.

Os tipos de eventos são diversos, como você pode ver. E as oportunidades de trabalho podem levar você a extremos: desde eventos de alto luxo até eventos para o povo. Vale a pena pensar um pouco. Os de alto luxo costumam estar associados a produtos caríssimos, que não têm muitas unidades vendidas. Um exemplo seria um daqueles carros importados. Agora pense na outra ponta, em um evento de lançamento de um produto barato, como um batom. Se a comunicação do produto batom for bem feita - e o evento é uma das ferramentas de comunicação -, no final das contas a quantidade de batons vendidos vai gerar um lucro que poderá ser até maior que o dos poucos carros de luxo vendidos.

Se a pessoa não se sentir especial e não for bem tratada em um evento, quem sairá perdendo será a marca do produto, ou a entidade que promoveu o evento. A imagem do produto ou da entidade ficará arranhada.

Agora, você viu a importância de um produtor de eventos, a importância de sua atuação profissional. Os produtores de eventos trabalham com planejamento, seja o evento nacional ou internacional, proporções, controle de gastos, programação visual, divulgação, lista de convidados.

A organização é a segunda etapa, após passar pelas etapas burocráticas de alvarás, de licenças, autorizações de órgãos públicos municipais e estaduais, além dos bombeiros, pagamento de direitos autorais (se necessário), realizado o pagamento de encargos sociais e trabalhistas das pessoas que vão trabalhar no evento, após a escolha do local com uma visita técnica analisando o que será preciso para a parte cenográfica, tecnológica, infraestrutura, segurança e logística, contratação do espaço, da empresa de iluminação, do paisagismo, criação e envio dos convites, brindes e kits, contratação de fotógrafo, equipe de filmagem, tudo isso será acompanhado por um check-list.

A etapa seguinte é a da realização, estando tudo certo com a papelada, pagamento de taxas e etc, tudo será coordenado pelo produtor de eventos que fará o controle do serviço de receptivo em hotéis e aeroporto para convidados e participantes, acompanhamento da montagem, se a bebida contratada chegou e está devidamente acondicionada para ficar bem gelada. A preocupação com a comida é que a mesma seja servida bem quentinha. Tudo preparado e solenidade foi um sucesso estrondoso.

A etapa do pós-evento, nela a empresa organizadora apresenta um relatório dos resultados para o cliente e envia carta de agradecimento a ele - muitas vezes, com um mimo, como uma caixa de bombons, por exemplo.

O trabalho de um produtor de eventos pode ter:

Coordenação do evento;

Convite;

Cenografia;

Paisagismo;

Iluminação;

Sonorização;

Alimentos e Bebidas;

Recepção e Receptivo;

Trabalho de Equipe;

Comunicação;

Programação e etc.

Todos os eventos tem a sua programação e, para que ela seja cumprida corretamente, algumas empresas organizadores desenvolvem documentos de auxílio aos produtores. É como uma orientação, a fim de que o produtor encaminhe um convidado na hora certa para alguma sala, verifique se um artista já chegou, entre outras tarefas. Esses documentos visam informar sobre tudo o que acontecerá durante o evento, em detalhes, às vezes minuto a minuto.

Em muitos eventos é necessária a contratação de um Mestre de Cerimônias, profissional especializado que, microfone a postos, conduz o evento anunciando aos convidados as atrações e as situações importantes, como o discurso do presidente, a presença de determinada celebridade, etc. Também articula momentos de perguntas e respostas, promovendo a integração entre os participantes. Além disso, tem jogo de cintura de sobra para não deixar a peteca cair caso ocorra algum problema técnico ou um imprevisto.

O que é:

Cerimonial: no dia do casamento o Cerimonial é o responsável por todos os detalhes, assegurando e proporcionando tranquilidade aos noivos e familiares, acercando-se do contato com todos os profissionais envolvidos na decoração, tanto da igreja como na recepção. 

Cerimonialista: é um profissional indispensável no dia do casamento, pois neste dia sempre pode acontecer imprevistos e é este profissional que irá ajudar proporcionando tranquilidade aos noivos e familiares.

De uma maneira geral podemos dizer que o Cerimonial cuida do seu grande dia a fim de que ele ocorra com a perfeição que você tanto sonhou e planejou. Para que isso ocorra é preciso um trabalho anterior ao dia do casamento, esse trabalho consiste em reuniões com os noivos para acertar os detalhes do casamento, promovendo ensaios se necessário e se possível. 
Contratar os profissionais contratados com antecedência para combinar os roteiros das cerimônias religiosa e social, para evitar eventuais contratempos, verificar junto ao local onde acontecerá o evento a disposição das mesas e entrega da decoração e demais decisão e planos que os noivos tenham para sua recepção.

Agora, um evento sem um produtor de eventos ou cerimonialista, tudo ficará concentrado numa única pessoa, todas as etapas tornar-se-ao duras para o controle e bom desempenho. Lembram-se daqueles casamentos e recepções que muitos criticam? Pois bem, geralmente são trabalhos de pessoas amigas e próximas, muitas são amadoras e fazem o que podem, chegam perto do sucesso, da satisfação, de um bom serviço prestado. 

Texto produzido com base no livro: Sou produtor de eventos: diário de bordo para o aperfeiçoamento profissional, de Joel Reis, Editora Senac, 2013.